Schulzeugnis Ersatz

Volltext

Gemäß Nummer 7 Absatz 1 und 2 VV-Zeugnisse werden Ersatz für zerstörte oder abhanden gekommene Zeugnisse sowie Ausfertigungen für Zeugnisse bei Namensänderung, soweit für diese ein besonderes Interesse vorliegt, auf Antrag durch die das Original ausstellende Schule gefertigt. Existiert die ausstellende Schule nicht mehr, erfolgt die Ausfertigung durch das staatliche Schulamt, in dessen Aufsichtsbereich die ausstellende Schule lag. Die Sätze 1 und 2 gelten auch, wenn bei einer Betroffenen oder einem Betroffenen aus Anlass der geänderten Zugehörigkeit zu einem Geschlecht eine Änderung des Vornamens gemäß § 1 Absatz 1 Transsexuellengesetz durch rechtskräftige Entscheidung des für den Wohnort zuständigen Amtsgerichts festgestellt wurde und eine Ausfertigung von Zeugnissen beantragt wird.

Sind Zweitschriften, Kopien oder Durchschriften nicht vorhanden, so fertigt das staatliche Schulamt anhand sonstiger Unterlagen wie Notenbüchern und Prüfungsunterlagen eine Ausfertigung, wenn eine eindeutige Rekonstruktion möglich ist.

Rechtsgrundlage(n)

Erforderliche Unterlagen

Personalausweis oder Reisepass als Identitätsnachweis

Voraussetzungen

Sie haben ein Abschluss-, Abgangszeugnis oder sonstiges für Sie relevantes Zeugnis verloren. Weitere Fälle sind zerstörte Zeugnisse, eine Namensänderung soweit ein besonderes Interesse vorliegt oder wenn aus Anlass der geänderten Zugehörigkeit zu einem Geschlecht der Vorname beim zuständigen Amtsgericht geändert wurde.

Kosten (Gebühren, Auslagen, etc.)

Es fallen üblicherweise Kosten an. Üblicherweise sind die Ausfertigung eines Ersatzzeugnisses und zusätzliche beglaubigte Kopien gebührenpflichtig. Unabhängig davon, ob diese vom Schulträger erstellt werden oder diese Amtshandlung durch die Schulleitung im Auftrag des Schulträgers erfolgt, ist die Gebührensatzung des Schulträgers maßgebend. Gemäß § 4 Absatz 1 KAG können Gemeinden und Gemeindeverbände Gebühren erheben. Gemäß § 2 Absatz 1 KAG dürfen Abgaben nur aufgrund einer Satzung erhoben werden. Die Satzung muss den Kreis der Abgabeschuldner, den die Abgabe begründenden Tatbestand, den Maßstab und den Satz der Abgabe sowie den Zeitpunkt ihrer Fälligkeit angeben. Gemäß § 5 Absatz 1 KAG dürfen Verwaltungsgebühren nur erhoben werden, wenn die Leistung der Verwaltung von dem Beteiligten beantragt worden ist oder wenn sie Ihn unmittelbar begünstigt.

Für Amtshandlungen des MBJS und der nachgeordneten Bereiche wie den staatlichen Schulämtern werden Gebühren nach dem Gebührentarif in der Gebührenordnung MBJS erhoben. Gemäß Nummer 8.1 des Gebührentarifs in der Anlage zur Gebührenordnung MBJS wird für Zweitausfertigungen von Schul-/Abschlusszeugnissen nach § 58 BbgSchulG i. V. m. Nummer 7 der Verwaltungsvorschriften über schulische Zeugnisse, § 11 NschPV aktuell eine Verwaltungsgebühr in Höhe von 40,00 € erhoben.

Verfahrensablauf

Ein Ersatzzeugnis sollten Sie persönlich bei der ehemaligen Schule beantragen. Die Schule muss Ihre Identität in geeigneter Weise überprüfen (z.B. durch Vorlage eines Identitätsnachweises). Dann wird Ihnen, soweit möglich, ein Ersatzzeugnis ausgefertigt. Das Ersatzzeugnis tritt danach an die Stelle der verlorenen oder zerstörten Urschrift.

Bearbeitungsdauer

Einige Tage bis wenige Wochen.

Fristen

Es gelten keine Fristen für die Beantragung eines Ersatzzeugnisses. Es sollten jedoch die geltenden Aufbewahrungs- und Archivierungsfristen soweit möglich berücksichtigt werden, da es nach deren Ablauf sein kann, dass ein Ersatzzeugnis nicht mehr ausgefertigt werden kann.

Formulare/Schriftformerfordernis

In der Regel ist ein persönliches Erscheinen notwendig.

Hinweise (Besonderheiten)

Gemäß Nummer 6 Absatz 1 VV-Zeugnisse sind Zeugnisse und Bescheinigungen in Urschrift auszuhändigen. Eine Kopie ist zu den Schülerakten zu nehmen. Kopien sind als solche zu kennzeichnen. Oftmals kann ein Ersatz für die Urschrift auf der Grundlage dieser Zweitschrift/Kopie erstellt werden.

Fachlich freigegeben durch

Ministerium für Bildung, Jugend und Sport

Referat 14

Fachlich freigegeben am

05.06.2020

Zuständige Stelle

Die jeweilige Schule ist innerhalb der Aufbewahrungspflicht für die Ausstellung der Ersatzzeugnisse zuständig. Anschließend ist das zuständige staatliche Schulamt für die Ausstellung der Ersatzzeugnisse zuständig.